因應Google調整Google WorkSpace政策,本校學生電子郵件帳號說明

Google在2021年2月宣布自2022年7月之後,不再提供免費無限空間政策,並限制學校總體空間,為了避免屆時學校無法再使用該空間,不得已需做些政策的調整。

7/9已進行帳號重建(排除已重建與恢復之帳號,有10417個帳號),預設密碼請至學生資訊系統首頁查看,

*畢業生依舊可以登入學生資訊系統

若首頁沒有請使用身分證字號(字母大寫,第2、4為替換為X)登入

比如 : A123456789 -> AX2X456789 

如無法登入或是帳號尚未建立,請來信告知 : ykz@cmu.edu.tw,建立完成後將以信件回覆。

*部分帳號可能會發現密碼與名稱遭到更改,因Google系統不會排除已存在的帳號,

僅能透過記錄進行排除,可能有一小部分帳號沒有排除到,若發現密碼與名稱遭到更改可以嘗試上述預設密碼進行登入,或是來信告知希望更改密碼,造成不便,敬請見諒。

 
*請注意帳號請一定要設定轉寄信件到其他信箱,並且打開刪除副本,讓信箱保持在100MB以下,由於Google的機制為:
當學校總容量有空時,即使個人帳號超過容量限制,依然可以收發信件,還是會有可能超過100MB上限。
 
 
2022/7/1 Google設定學校共用空間為100TB
*詢問過Google Workspace support 因Google正在逐步套用該設定,可能還會需要一段時間,非立即生效。(當前尚未生效,因此還不會影響到收發信功能)
 
*請注意不要再使用轉移功能,需要很多時間且很容易失敗,請手動將需要的資料進行備份,並盡快刪除雲端上的資料。
 
 
 
*曾經有回報容量異常的帳號請參考以下作法 :
7/6 Google 回覆:
經相關技術工程師確認以後,在於數據上顯示有異常的可能原因來自與這些使用者的帳戶存在 [孤立文件] 的情況,因此希望您依據可以嘗試使用受影響的帳號前往
此連結:https://support.google.com/drive/answer/1716222?hl=en#zippy=%2Cfind-a-file-you-dont-think-you-deleted  然後依據以下步驟操作:

1. 請前往支援中心中的 [Find a file you don't think you deleted] 
2. 然後依據文章中的步驟一步一步操作
3. 完成上半段的操作後,在文章下半段您會看到 [ FInd files you created in deleted folders ] 和 [ Find all files that are in deleted folders] 點擊並嘗試看看找尋您已經消失的檔案

依據以上步驟完成以後,請將每個步驟依據文章操作的畫面截圖並寄到ykz@cmu.edu.tw,
並在主旨開頭打上[Google異常回報]。
 
 
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本校因應措施:

一、通知全部人員,依個人意願、儘速完成以下動作:

登入本校提供的Google教育版帳號,例如: xxx@cmu.edu.tw
確認您用了多少空間,https://drive.google.com/settings/storage
在「我的雲端硬碟」,檢查及刪除無用的大檔案, https://drive.google.com/drive/quota
在「共用雲端硬碟」,檢查及刪除無用的大檔案, https://drive.google.com/drive/shared-drives
如果您曾將「我的雲端硬碟」檔案複製到「共用雲端硬碟」, 請將「我的雲端硬碟」檔案刪除, 以免佔用二倍空間。(請注意常見問題3)
進入 Gmail, 檢查並刪除無用的、大的 email
進入 Google相簿,將相片與影片轉移至其他空間

2022/4/14 : 更新:Office領域帳號@cmu.edu.tw將於2022/4/30開始刪除
若曾經使用過office中的XXX@cmu.edu.tw帳號,請將此空間之資料與信件轉移至其他空間,此網域(非Google的網域)將會於2022/4/30刪除
簡單來說:
XXX@cmu.edu.tw(Google的帳號):請將空間維持在100MB以下(包含Gmail、Google Drive、Google Photo等服務使用之空間)
XXX@cmu.edu.tw(Office的帳號):此網域底下之帳號將會被刪除不會重建,請盡快將資料轉移至其他空間
XXX@365.cmu.edu.tw(Office的帳號) : 可將資料轉移至此帳號之One Drive空間,每個帳號都有1TB的空間


二、與Google業務洽詢全校授權的可能性。因費用太高,考量後改用Office 365線上資源。

三、規劃Google轉換至Office 365時程,如下(稍作調整):


離職人員(非現職人員):帳號保留至2022/2/14,自2022/2/15起將刪除離職人員帳號。請參考常見問題,自行轉移帳號至其他帳號。

 

所有使用者: 共用雲端空間的新增功能將於2022/5/13起停用,共用雲端硬碟將於2022/5/30進行刪除(刪除後會立即生效且無法還原資料),請盡快轉移共用雲端硬碟資料,避免屆時重要資料遺失。



畢業學生、轉學學生帳號(非在學學生):自2022/5/31使用Quota超過100MB帳號停權,2022/6/15刪除Quota仍超過100MB帳號,並重建帳號(密碼取得方式另行公布)。


在校生及教職員:自2022/6/1起,教職員學生容量限制分別為20GB100MB,超過使用容量的使用者,請自行轉移資料,2022/6/13起,超過容量之使用者將進行停權

 
2022/6/15 刪除畢業生超出Quota之帳號並重建

2022/6/20 教職員Quota設定30GB,超過Quota之使用者刪除重建。
 
設定100MB是為了讓大家保留帳號用以轉寄信件與繼續使用第三方驗證,容量的部分同學可以多使用Office365帳號提供的OneDrive 1TB空間
 
*更新時程
 

1. 2022/6/24會對超出容量限制(學生100M、老師20G)之帳號進行停權動作

 

由於Google對於容量的認定會有1~3天的延遲,因此建議在2022/6/21前將檔案刪除至容量限制以下,以免6/24仍會遭受停權
 
2. 2022/7/2起將刪除超出容量限制之帳號,並重建該帳號,
 
由於Google對於容量的認定會有1~3天的延遲,因此建議在2022/6/29前將檔案刪除至容量限制以下,以免6/29仍會遭受刪除,6/29 下午5點後不開放帳號解鎖
 
重建之帳號算是新帳號,登入第三方平台的情況下,也會是全新的帳號。由於涉及到第三方平台,無法確定使用新帳號登入,在第三方平台上會受到什麼樣的影響?
 
刪除帳號需要手動刪除,需要作業時間,待刪除完成後即可利用工具快速建立帳號。
 
2022/7/1 Google設定學校共用空間為100TB
*詢問過Google Workspace support 因Google正在逐步套用該設定,可能還會需要一段時間,非立即生效。
 
常見問題:
1.我要如何將學校提供的google帳號轉移至自行申請的google帳號?
A:https://www2.cmu.edu.tw/~kai/google/20210817-google%E5%B8%B3%E8%99%9F%E8%BD%89%E7%A7%BB.pdf

2.轉移時出現"轉移您的資料僅適用於取得G Suite for Education授權的帳戶。請與您的管理員聯絡,或是登入其他Google帳戶"
A:您可能同時登入多個Google帳號,在進行轉移操作時系統讀取到其他帳號的權限,可以先將其他帳號都登出後再操作、使用無痕模式登入後操作或是使用其他瀏覽器登入後再操作即可。

3.轉移時沒有注意到共用資料夾,導致整個共用資料夾跟著轉移到私人google帳號,空間持續被塞滿,可以取消移轉嗎?
A:根據Google Support提供的資訊,此移轉操作無法取消,只能持續刪除移轉過來之資料,直到資料完成移轉為止。

4.office365的預設密碼為何?
A1:可以到學生資訊系統查看預設密碼,如果預設密碼無法登入請來電資訊中心分機1604找張先生修改密
*畢業生依舊可以登入學生資訊系統
帳號為 : 學號(不加u)@365.cmu.edu.tw
 
 
A2:教職員預設密碼為身份證字號字母小寫最後加上一個驚嘆號(半形)。
 
備註1 : 請至瀏覽器搜尋Office 365 login 後從"Office 365 Login | Microsoft Office"登入,從Microsoft無法登入
備註2 : Office365帳號為入學時建立,若入學時學校尚未提供Office365服務則無帳號,無法協助建立。
 
5.已經刪除所有檔案了,為什麼還是顯示有使用到雲端硬碟的空間呢?
A:一次性刪除大量檔案,Google系統顯示會有延遲,通常是24~72小時候才會更新,可以過一段時間後再登入查看,或是雲端硬碟裡有隱藏的檔案沒有刪除,可參考以下步驟清除。
移除 Google 雲端硬碟中隱藏的應用程式資料:
     (1). 在電腦上前往 drive.google.com
     (2). 依序按點擊【設定】圖示 > 【設定】。
     (3). 點擊左側的【管理應用程式】。
     (4). 如果你的雲端硬碟中有隱藏的資料,相關應用程式說明的下方會顯示這類資料占用了多少儲存空間。
     (5). 如要刪除這類資料,請依序點擊【選項】>【刪除隱藏的應用程式資料】。
 
6.如何從Google Drive轉移資料到Office365 OneDrive?
 
7.Gmail 無法透過 IMAP 同步至 Outlook ?
A: 一般 Gmail 無法透過 IMAP 同步至 Outlook 的原因是因為使用者沒有啟用 IMAP 與開啟低安全性應用程式存取權。
請檢查並確保 IMAP 及低安全性應用程式存取權已開啟,再進行同步至 Outlook。

請按照下列步驟檢查低安全性應用程式存取權是否已開啟。

1. 在電腦上開啟 Gmail (https://mail.google.com/)。
2. 依序點擊右上方的圖像 >  [管理你的 Google 帳戶]
3. 依序點擊 [安全性] 
4. 開啟低安全性應用程式存取權

請按照下列步驟檢查 IMAP 是否已啟用。

1. 在電腦上開啟 Gmail (https://mail.google.com/)。
2. 依序點擊右上方的「設定」> [查看所有設定]。
3. 點擊 [轉寄和 POP/IMAP] 分頁標籤。
4. 在「IMAP 存取」部分中,選取 [啟用 IMAP]。
5. 點擊 [儲存變更]。
 
 
8.Outlook匯入郵件後無法顯示收件匣的信件該如何處理?
A:可參考此網站之解決方法 (感謝熱心同學提供)
 
9.畢業生Windows已綁定@cmu.edu.tw之Office帳號該如何處理?
A:請準備好畢業時取得的金鑰與私人帳號(未來用來登入Windows的帳號)聯絡微軟客服人員,
向人員說明要轉移授權,依照人員指示即可。
 
10.使用者用量超出儲存空間上限會有什麼影響? (取自Google官方說明)

A:如果使用者的儲存空間配額超出上限,他們無法建立 Google 文件、試算表和簡報,還會面臨其他服務降級的情形。以下詳細說明使用者用量超過儲存空間上限的影響:

無法將新檔案或圖片上傳到 Google 雲端硬碟。
無法將任何相片和影片備份到 Google 相簿。
在 Gmail 中收發電子郵件的功能將受到影響。
無法在協作內容製作應用程式 (例如 Google 文件、試算表、簡報、繪圖、表單和 Jamboard) 中建立新檔案。除非使用者減少儲存空間使用量,否則任何人都無法編輯或複製受影響的檔案,也無法提交使用者擁有的表單。
無法在 Google Meet 中錄製新會議。
注意:用量超過儲存空間配額的使用者仍可登入並存取 Google Workspace 帳戶、檢視及下載檔案。

 

11.使用Google meet找不到錄製選項?

A:Google於2022/1/9就取消Google workspace Education Fundamentals帳號之錄製功能

 

12.若Google Drive以及Gmail刪除24~72小時候還是異常

A:可提供影片錄製,(顯示雲端硬碟以及 Gmail 已被清空,然後再顯示 google.com/settings/storage 這邊的資訊無法對應、以及點擊右上角的頭像 > 顯示帳號電子郵件),以及HAR文檔,寄到資訊中心信箱: cc@mail.cmu.edu.tw,統一由管理員向Google Workspace Support回報 (向Google Workspace Support回報需要超級管理員權限)。

*備註 : 6/29 Google Workspace support 再要求提供HAR文檔,以及錄影檔中需顯示帳號訊息

經與技術團隊確認後,我們還需請您提供重現問題的 HAR 檔案以便相關團隊可確認及調查有關 Gmail 和雲端硬碟設定儲存空間上限及釋出儲存空間的問題。

關於如何獲得 HAR 檔案,您可根據以下步驟執行即可:

Chrome 瀏覽器中進行 HAR 文件錄製:
1. 通過 CTRL + SHIFT + N (on a Mac, use CMD + SHIFT + N) 打開新的無痕視窗。
2. 通過 CTRL + SHIFT + I (on a Mac, use CMD + OPTION + I) 打開開發人員工具。
3. 點擊 “網絡”(Network)
4. 點擊最左邊黑色圓圈按鈕變為紅色,開始記錄HTTP標頭。
5. 登入使用者的帳戶。
6. 開始重現問題。
7. 當您完成以上問題重現的操作,您可以點擊紅色按鈕變為黑色,結束記錄。
8. 開發人員工具視窗會顯示剛剛捕捉到的所有步驟的記錄。
9. 在任意一個記錄上右擊鼠標選擇 “保存為 HAR 文檔”。

 

*7/6 Google回應 :

 

經相關技術工程師確認以後,在於數據上顯示有異常的可能原因來自與這些使用者的帳戶存在 [孤立文件] 的情況,因此希望您依據可以嘗試使用受影響的帳號前往
此連結:https://support.google.com/drive/answer/1716222?hl=en#zippy=%2Cfind-a-file-you-dont-think-you-deleted(link is external)  然後依據以下步驟操作:

1. 請前往支援中心中的 [Find a file you don't think you deleted] 
2. 然後依據文章中的步驟一步一步操作
3. 完成上半段的操作後,在文章下半段您會看到 [ FInd files you created in deleted folders ] 和 [ Find all files that are in deleted folders] 點擊並嘗試看看找尋您已經消失的檔案

依據以上步驟完成以後,請將每個步驟依據文章操作的畫面截圖並寄到ykz@cmu.edu.tw,

並在主旨開頭打上[Google異常回報]。

 

 

13.若Google Photo資料刪除24~72小時候顯示依舊異常

A:由於 Google 相簿並非屬於 Google Workspace 支援小組的志願服務當中,故此在此問題上缺乏工具以及權限可查詢更多資訊。

但您可在 Google 相簿的幫助中心找到更多的相關資訊 ,網址為:https://support.google.com/photos/?hl=zh-Hant#topic=6128818. ;

另外,您也可通過此連結 https://support.google.com/photos/community 將您的問題提交到 Google 相簿論壇,Google 相簿專家或其他使用者將協助解答您的問題。(一般使用者即可提交至論壇)
請注意,Google 相簿論壇目前將不支援中文語言。因此,若您需要將問題提交到 Google 相簿論壇,請使用英文語言。

若您需對 Google 相簿應用程式提出意見或問題,請您按照支援中心的文章裡的步驟執行操作:
https://support.google.com/photos/answer/6156065?hl=zh-Hant.

 

14.資料太多可以請管理員直接幫忙清空資料嗎,已經有做好備份了?

A: 由於Google僅提供刪除帳號的選項給管理員,且管理員無法進入使用者的空間內協助刪除。

 

15.使用轉移資料功能收到回信顯示轉移失敗請聯繫管理員該如何處理?

A: 轉移資料功能屬於Google Takeout的範疇,並非Google workspace support的支持範圍內,目前有關 Google Takeout 並無提供有關支援聯繫方式,只能透過支援文章查照有關資訊:

https://support.google.com/accounts/answer/3024190?hl=en

目前建議手動下載後再上傳到目標空間,或是再試一次。